STICHTING “DE POMERANS” EN BILJARTVERENIGING “DE POMERANS” TE ZWOLLE

Dit protocol heeft tot doel een beschrijving te geven van de uitvoering van de camerabewaking en het cameratoezicht in het clubgebouw van de Stichting “De Pomerans” (verder: de Stichting) en de huurder daarvan, de biljartvereniging “de Pomerans” (verder: de Vereniging), beide te Zwolle, mede met het oog op de privacybescherming van leden van de Vereniging en bezoekers van het clubgebouw “Wees een Zegen”.

1. Doel van het cameratoezicht.

Het toezicht is bedoeld om de eigendommen van de Stichting en de Vereniging, alsmede van leden en bezoekers te beschermen, waarbij de geldende privacyregels in acht zullen worden genomen.

Het bestuur van de Vereniging kondigt door middel van een sticker of andere duidelijke kennisgeving aan dat er in het Verenigingsgebouw beeldopnamen worden gemaakt. Deze kennisgeving bevindt zich op of in de nabijheid van de toegangsdeur van het clubgebouw.

2. Wie is verantwoordelijk en wie heeft welke taak.
3. Het toezicht vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Vereniging. De voorzitter, en bij diens ontstentenis: de secretaris en/of de penningmeester, voert het dagelijks beheer over het toezicht.
4. Dit bestuurslid draagt er zorg voor dat:

• het camerasysteem regelmatig wordt gecontroleerd,
• geconstateerde defecten worden hersteld en
• er zorgvuldig met het beeldmateriaal wordt omgegaan wanneer dit i.v.m. een calamiteit of een incident wordt veiliggesteld.

3. Het bestuurslid stelt het beeldmateriaal direct veilig zodra daartoe een verzoek wordt gedaan door een lid van de vereniging of een bevoegde autoriteit, bijv. de politie.
4. Het bestuurslid mag de geschiktheid van het beeldmateriaal beoordelen indien de politie daarom verzoekt en voorts in de gevallen als voorzien in de navolgende artikelen 4 en 5.
5. Het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem kan door het bestuurslid aan derden worden uitbesteed.

3. Inzage in opgenomen beeldmateriaal.
4. In beginsel heeft een betrokkene (bijv. een lid van de vereniging) slechts recht op inzage van zijn eigen persoonsregistratie en dus ook uitsluitend op inzage van beeldmateriaal waarop hij/zij zelf te zien is. Indien om inzage van beelden wordt verzocht dient de betrokkene op te geven het tijdstip en de tijdsduur waarop de beelden zijn gemaakt waarvan hij/zij inzage verlangt, alsmede de reden van de gewenste inzage.
5. Het beeldmateriaal kan aan betrokkene slechts ter inzage worden gegeven na belangenafweging door het bestuur van de Vereniging, waarbij het belang bij inzage door betrokkene in zijn algemeenheid wordt beoordeeld alsmede wordt diens belang afgewogen tegen overige (privacy-)belangen, zoals dat van derden die ook op de beeldopnamen voorkomen.
6. Het bestuur van de Pomerans beslist binnen 10 dagen nadat een gedateerd, schriftelijk verzoek tot inzage bij haar is binnengekomen. Deze beslissing wordt schriftelijk (bijv. per email) aan betrokkene kenbaar gemaakt.
7. Inzage van het beeld materiaal wordt verstrekt in het bijzijn van een bestuurslid van de Vereniging. De betrokkene dient zich in persoon bij het bestuurslid te vervoegen en moet zich, desgevraagd, kunnen legitimeren.
8. Indien betrokkene inzage in beeldmateriaal krijgt, dient hij/zij een inzage-verklaring te ondertekenen.

4. Verstrekken van beeldmateriaal aan derden.
5. Verstrekken van beeldmateriaal aan derden geschiedt uitsluitend als dit verenigbaar is met het doel van het cameratoezicht.
6. Het bestuur beoordeelt de geschiktheid van de beelden in het kader van het ter beschikking stellen aan derden met inachtneming van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
7. De persoon, óók de politiefunctionaris, dient zich vooraf aan het bestuurslid te legitimeren en dient voorts te tekenen voor inzage of ontvangst en het integer gebruik van het beeldmateriaal.
8. Het beeldmateriaal wordt altijd aan de politie verstrekt indien deze hierom uitdrukkelijk verzoekt onder verwijzing naar de wettelijke grondslag van het verzoek, dan wel indien het verzoek is gedaan voor de publiekrechtelijke (strafrechtelijke) taakuitvoering. Het bestuurslid kan het beeldmateriaal zonder verdere tussenkomst of toestemming van het bestuur verstrekken aan de politie, die daarvoor een bewijs van ontvangst dient te verstrekken.
9. Het beeldmateriaal wordt digitaal verstrekt.

5. Het camerasysteem en beveiliging.
6. Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem met gebruik van digitale opname-apparatuur. Aan de recorders zijn zichtbare camera’s gekoppeld voor opnames in de biljartzaal en eventueel in andere ruimtes van het clubgebouw. Opnames vinden 24 uur per dag gedurende het gehele jaar plaats.
7. De recorders staan opgesteld in een voor publiek niet toegankelijke ruimte. Deze kamer (het “Kantoor”) is uitsluitend toegankelijk voor bestuursleden of door personen die daarvoor door het bestuur uitdrukkelijk zijn gemachtigd.
8. De recorders overschrijven iedere 336 uur (= 14 dagen) het voorgaande beeldmateriaal.
9. Het beeldmateriaal kan worden ingezien door het bestuur. Inzage zal in principe alleen plaatsvinden als er (vermoede) calamiteiten of incidenten hebben plaatsgevonden of wanneer inzage in beeldmateriaal wordt verzocht of gevorderd door derden.

6. Informatieverstrekking en klachten.
7. Dit protocol wordt door het bestuur van de Pomerans via haar website ter inzage gesteld aan iedere geïnteresseerde of belanghebbende.
8. Klachten aangaande het cameratoezicht en de afhandeling van verzoeken tot inzage en verstrekking van beeldmateriaal dienen schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur of de daartoe bevoegde (overheids)autoriteiten.

Het bestuur van de Stichting en Biljartvereniging “de Pomerans” te Zwolle

November 2017